AIS-Groep Privacybeleid  

AIS-Groep bv respecteert uw privacy en dat van uw klanten en doet er alles aan om deze te beschermen. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op klanten die gebruik maken van producten en diensten van AIS-Groep. AIS-Groep is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van producten van derden en andere bronnen. Door gebruik te maken van onze producten en diensten geeft u aan deze privacyverklaring te accepteren. AIS-Groep respecteert de privacy van alle gebruikers van haar producten en diensten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons is verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.

De door AIS Groep bv beheerde persoonsgegevens vallen uiteen in een tweetal hoofdgroepen:

1. Persoonsgegevens van personen werkzaam bij, voor of namens klanten van AIS-Groep bv. Dit betreft gegevens als naam, e-mail, geslacht, telefoonnummer en andere persoonlijke informatie noodzakelijk of wenselijk voor persoonlijk contact. Het stuk tot het kopje "Overige vastgelegde gegevens" betreft deze persoonsgegevens. Zie hiervoor ook Bijlage 1 van deze verklaring.

2. Persoonsgegevens die onze klanten, gebruikmakend van onze systemen op servers in ons datacenter, vastleggen omtrent hun klanten. De aard (functionaliteit) van onze systemen alsmede de mogelijkheden van deze systemen maken het mogelijk allerlei individuele persoonsgegevens op te slaan zoals geboortedatum, BSN-nummer, medische informatie en historie, ID-documenten, etc. Deze worden door AIS Groep bv geraadpleegd noch onderhouden. AIS Groep bv heeft wel allerlei maatregelen genomen om deze gegevens te beveiligen en alleen toegankelijk te laten zijn voor door haar klanten geautoriseerde medewerkers. Zie hiervoor het kopje "Overige vastgelegde gegevens" en ook Bijlage 2 van deze verklaring.

Verzamelen van persoonsgegevens:

Wanneer u zich aanmeldt of contact opneemt met ons voor één van onze producten en/of diensten vragen wij u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren en contact met u te kunnen onderhouden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van AIS-Groep. Deze servers van AIS-Groep bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij eventueel over zouden kunnen beschikken.

U heeft beslissingsbevoegdheid ten aanzien van de gegevens die wij verzamelen. Wanneer u wordt gevraagd om persoonlijke gegevens te verstrekken, kunt u dit weigeren. Mocht u ervoor kiezen om geen gegevens over te dragen die nodig zijn om een product en/of dienst te bieden, zult u dat product of die dienst mogelijk niet kunnen gebruiken. In ons klantenportaal kunt u zien over welke gegevens wij van u en uw organisatie beschikken. Indien u dat wenst, kunt u deze gegevens laten wijzigen dan wel verwijderen.

Welke gegevens we verzamelen, is afhankelijk van de producten en diensten die u van AIS-Groep afneemt. De persoonsgegevens die worden geregistreerd, worden verzameld in het kader van u als contactpersoon van uw bedrijf.

Gegevensverzameling:

De volgende gegevens kunnen door ons worden verzameld:

1. Naam en contactgegevens:

  - Voor- en achternaam

  - E-mailadres

  - Postadres

  - Telefoonnummer

  - Andere soortgelijke contactgegevens

2. Referenties:

  - Wachtwoorden en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor autorisatie en toegang tot een account of product.

3. Demografische gegevens:

  - Geslacht

  - Land

  - Voorkeurstaal

4. Betalingsgegevens:

  - Gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken, zoals uw bankrekeningnummer.

5. Apparaat- en verbruiksgegevens:

  - Gegevens over uw apparaat en hoe u en uw apparaat werken met onze producten.

Daarnaast verzamelen we ook informatie die u ons verstrekt, evenals de inhoud van berichten die u naar ons hebt verstuurd. Dit kan feedback, productbeoordelingen, vragen en informatie zijn die u aan onze klantenondersteuning hebt doorgegeven. Let op: telefoongesprekken met onze medewerkers kunnen worden opgenomen en gemonitord, en e-mails of berichten via ons klantenportaal worden vastgelegd.

Gebruik van persoonsgegevens:

AIS-Groep gebruikt de verzamelde gegevens voor verschillende doeleinden, zoals hieronder in meer detail beschreven:

1. Leveren en verbeteren van onze producten:

  - We gebruiken gegevens om de producten die wij aanbieden te leveren, verbeteren en aan persoonlijke voorkeuren aan te passen.

  - We kunnen berichten verzenden, waaronder zowel informatieve als promotionele berichten.

2. Klantondersteuning:

  - We gebruiken gegevens voor de diagnose van productproblemen, het herstellen van product- en gebruikersfouten, en het bieden van andere klant- en ondersteuningsdiensten.

3. Productverbetering:

  - We gebruiken gegevens om onze producten voortdurend te verbeteren, bijvoorbeeld door nieuwe functies of mogelijkheden toe te voegen.

  - Feedback en meldingen van klanten helpen ons bij het verbeteren en uitbreiden van functionaliteiten.

4. Veiligheid en geschillenbeslechting:

  - We gebruiken gegevens om de veiligheid van onze producten en klanten te beschermen, fraude op te sporen en te voorkomen, en geschillen op te lossen.

5. Bedrijfsactiviteiten:

  - We gebruiken gegevens voor overkoepelende analyses en Business Intelligence, waarmee we weloverwogen beslissingen kunnen nemen en over de prestaties van ons bedrijf kunnen rapporteren.

6. Communicatie.
  - We gebruiken gegevens die we verzamelen om met u te communiceren en om onze communicatie met u zo persoonlijk mogelijk te maken. Zo kunnen we contact met u opnemen per telefoon, via e-mail of op een andere manier om u te informeren wanneer een abonnement afloopt, uw licentieaccount met u te bespreken, u te laten weten wanneer er updates beschikbaar zijn of u te vertellen dat u actie moet ondernemen om uw account actief te houden.

Overige vastgelegde gegevens

Door u in onze systemen vastgelegde persoonsgegevens.

Onze producten bieden de mogelijkheid om persoonsgegevens en gevoelige persoonsgegevens vast te leggen. Deze gegevens worden door ons niet gebruikt. Ze kunnen wel door ons worden geraadpleegd in het kader van het oplossen van een door u gemeld probleem waarbij deze gegevens opportuun zijn. Het beheer van deze gegevens wordt door uzelf gedaan. U dient deze beheersactiviteiten in een of meerdere verwerkingen zelf te definiëren. Aangezien deze gegevens op servers van AIS Groep worden opgeslagen, moet u weten welke maatregelen AIS Groep neemt en heeft genomen om deze gegevens veilig te stellen. Hiervoor verwijzen wij u naar Bijlage 2 van deze verklaring. Daar waar nodig kunt u in verwerkingen en verwerkingsovereenkomsten die u sluit met uw opdrachtgevers, alsmede in uw privacyverklaring, verwijzen naar deze verklaring.

**Derden**

De door ons verzamelde gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dat in gezamenlijk overleg is overeengekomen. In enkele gevallen, primair t.b.v. het analyseren van door u gestelde vragen, kan de informatie intern gedeeld worden. Onze gescreende werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

**Andere belangrijke privacyinformatie**

Hieronder vindt u extra privacyinformatie die u mogelijk belangrijk vindt.

**Europese privacyrechten**

AIS Groep houdt zich aan de toepasselijke wetten voor gegevensbeveiliging die gelden binnen de Europese Economische Ruimte, met inbegrip van, indien van toepassing, de volgende rechten:

- Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op grond van uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken voor toekomstige verwerking.

- U hebt het recht om aan ons, een gegevensverwerker zoals omschreven in de wet, toegang tot en rectificatie van uw persoonlijke gegevens te vragen.

- U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens; en

- U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Wanneer we persoonlijke gegevens over u verwerken, doen we dat met uw toestemming en/of zoals nodig is om de producten te leveren die u gebruikt, ons bedrijf te runnen, aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen, de veiligheid van onze systemen en onze klanten te waarborgen of te voldoen aan andere rechtmatige belangen van AIS Groep, zoals beschreven in de sectie 'Gebruik van persoonsgegevens' hierboven. Persoonsgegevens worden vanuit de Europese Economische Ruimte niet overgebracht naar andere delen van de wereld. Dit betekent onder andere dat wij voor de opslag van uw persoonsgegevens of gegevens die u vastlegt in onze systemen geen gebruik maken van diensten zoals iCloud, iDrive, Azure en dergelijke.

Beveiliging van persoonsgegevens

AIS doet er alles aan om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. We gebruiken diverse beveiligingstechnologieën en -procedures om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaarmaking. Zo slaan we de persoonsgegevens die u aanlevert op in computersystemen die beperkt toegankelijk zijn en zich in beveiligde gebouwen bevinden.

AIS Groep bewaart persoonsgegevens zo lang als nodig is om de producten te bieden en de door u gevraagde transacties af te handelen, of voor andere essentiële doeleinden, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en de handhaving van onze overeenkomsten. Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype en per productcontext, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk afwijken. De criteria voor het bepalen van de bewaringstermijnen zijn onder meer:

- Hoelang zijn de persoonsgegevens nodig om de producten te leveren en voor onze bedrijfsvoering? Het gaat hierbij onder meer om zaken als het onderhouden en het verbeteren van de prestaties van deze producten, het veilig houden van onze systemen en het bijhouden van een adequate bedrijfsadministratie en financiële administratie. Dit is de algemene regel die als uitgangspunt geldt voor de bewaringscriteria voor gegevens.

- Bevatten de persoonsgegevens gevoelige informatie? Als dit het geval is, zou een verkorte bewaringstermijn voor de gegevens doorgaans het meest geschikt zijn.

- Heeft de gebruiker toestemming gegeven voor een langere bewaringstermijn? Als dit het geval is, bewaren we de gegevens in overeenstemming met de termijn waarvoor toestemming is gegeven.

- Heeft AIS Groep een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren? Voorbeelden zijn onder meer bij wet verplichte bewaringstermijnen in het desbetreffende rechtsgebied, bevelen van overheidsinstanties om gegevens te bewaren die relevant zijn voor een onderzoek of gegevens die moeten worden bewaard in verband met een rechtszaak.

- Wijzigingen in deze privacyverklaring:

We zullen deze privacyverklaring zo nodig bijwerken om feedback en wijzigingen van klanten in onze producten op te nemen. Wanneer we wijzigingen aanbrengen in deze verklaring, wordt de datum hiervan boven aan de verklaring vermeld bij "laatst bijgewerkt op". Als er belangrijke wijzigingen in de verklaring zijn, of in de manier waarop AIS Groep uw persoonsgegevens gebruikt, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen door een melding van dergelijke wijzigingen opvallend te plaatsen voordat deze van kracht worden of door u rechtstreeks te informeren. We moedigen u aan om periodiek deze privacyverklaring door te nemen om te weten te komen hoe AIS Groep uw informatie beschermt.

- Aanpassen/uitschrijven Informatie & Communicatie:

Wij bieden alle relaties de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op moment aan ons is verstrekt. Als u uw gegevens wilt aanpassen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons opnemen. Zie onderstaande contactgegevens.

- Vragen en feedback:

Wij controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen:

AIS Groep

Atoomweg 2

1627LE Hoorn

Nederland

088 – 1700 602

Info@ais-groep.nl

Cookies:

Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Deze website maakt gebruik van "cookies" (tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van AIS Groep of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

- Doeleinden:

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid, tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.

- Derden:

De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Veranderingen:

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

- Keuzes voor persoonsgegevens:

Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op moment aan ons is verstrekt.

- Aanpassen/uitschrijven dienst nieuwsbrief:

Onderaan iedere mailing vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u af te melden.

- Aanpassen/uitschrijven communicatie:

Als u uw gegevens wilt aanpassen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons opnemen. Zie onderstaande contactgegevens.

- Cookies uitzetten:

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en diensten op onze en andere websites niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

- Vragen en feedback:

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen:

**BIJLAGE 1: HET SOORT PERSOONSGEGEVENS EN CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN**

1. Het soort Persoonsgegevens

  - □ e-mailadres

  - □ voornaam

  - □ achternaam

  - □ adres

  - □ postcode

  - □ woonplaats

  - □ land

  - □ telefoonnummer

  - □ geslacht

  - □ sofinummer/BSN

  - □ bankrekeningnummer/IBAN

  - □ klantnummer

  - □ factuurnummer

  - □ loginnaam

  - □ wachtwoorden

  - □ gegevens bedrijf/bedrijfsnaam

2. Categorieën van Betrokkenen

  - □ klanten/cliënten

  - □ zakelijke contactpersonen

**BIJLAGE 2: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN**

1. Fysieke toegangscontrole

  - □ alarmsysteem met verbinding naar bewaking of politie

  - □ bescherming van gebouwen

  - □ automatisch systeem voor toegangscontrole

  - □ chipkaart-/transpondervergrendeling

  - □ sluitsysteem met behulp van een code

  - □ biometrische beveiliging

  - □ videobewaking van ingangen

  - □ foto-elektrische beveiliging/bewegingsmelder

  - □ veiligheidssloten

  - □ gecontroleerde sleuteluitgave

  - □ bewakingspersoneel

  - □ registratie van de bezoekers

  - □ identificatie van de bezoekers

  - □ zorgvuldige selectie beveiligingspersoneel

2. Digitale toegangscontrole

  - □ toewijzing van gebruikersrechten

  - □ hanteren van gebruikersprofielen

  - □ wachtwoordbeleid (lengte, opmaak, roulatie)

  - □ authenticatie door gebruikersnamen/wachtwoorden

  - □ protocol voor thuiswerken

  - □ toewijzing van gebruikersprofielen

  - □ vergrendeling voor de behuizing

  - □ gebruik van VPN-technologie

  - □ vergrendeling van externe interfaces

  - □ gebruik van antivirussoftware

  - □ gebruik van een hardware firewall

  - □ gebruik van een software firewall

  - □ regeling voor updaten software en firmware